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Leistungsbeschreibung

Beschreibung der Leistungen, Funktionen und Rahmenbedingungen der Flurin-Plattform für Praxen.

Version 2.1 Stand: 26.08.2026 Gültig ab: 26.08.2026 Zielgruppe: Praxen Betreiber: Flurin UG (haftungsbeschränkt)

Leistungsbeschreibung – Flurin-Plattform

DokumentangabeInhalt
DokumentLeistungsbeschreibung
ProduktFlurin-Plattform
Version2.1
Stand26.08.2026
BezugAllgemeine Geschäftsbedingungen für Praxen, Version 2.1, Stand 26.08.2026
AnbieterFlurin UG (haftungsbeschränkt), Freiburger Straße 25, 79853 Lenzkirch, Amtsgericht Freiburg HRB 736327, vertreten durch Geschäftsführer Jan Jerusalem

1. Gegenstand und Ziel der Plattform

  1. Diese Leistungsbeschreibung konkretisiert den Standard-Funktionsumfang der Flurin-Plattform für Praxen in Deutschland.

  2. Flurin ist eine cloudbasierte Softwarelösung zur digitalen Organisation administrativer Prozesse in Heilmittelpraxen. Der Standard-Funktionsumfang ist insbesondere auf Logopädie und Ergotherapie ausgerichtet. Weitere Fachbereiche können nur genutzt werden, soweit Flurin sie ausdrücklich unterstützt oder freischaltet.

  3. Die Plattform unterstützt insbesondere Prozesse rund um:

    • digitale Patientenaufnahme,
    • Wartelisten und fortbestehenden Behandlungsbedarf,
    • Fixtermine und kurzfristige Terminlücken,
    • Springerprozesse,
    • Verordnungen und zugehörige Upload-/Prüfprozesse,
    • digitale Praxisdokumente und Behandlungsverträge,
    • technische Patientenkommunikation,
    • Praxis-, Standort-, Mitarbeiter- und Berechtigungsverwaltung sowie
    • Datenexport, Löschanfragen und administrative Nachverfolgung.

  4. Flurin ersetzt im Standard-Funktionsumfang keine vollständige Praxissoftware. Insbesondere therapeutische Behandlungsdokumentation, Heilmittelabrechnung und Buchhaltung bleiben außerhalb des Standard-Funktionsumfangs, soweit nicht später ein gesondertes Modul ausdrücklich vereinbart wird.

  5. Flurin erbringt keine medizinischen, therapeutischen, diagnostischen oder heilkundlichen Leistungen. Fachliche Entscheidungen verbleiben bei der Praxis.

2. Praxis-, Standort- und Benutzerverwaltung

Die Plattform ermöglicht der Praxis im bereitgestellten Umfang insbesondere:

  1. Praxisstammdaten und praxisbezogene Kontaktinformationen zu verwalten;
  2. einen oder mehrere Praxisstandorte anzulegen und zu verwalten;
  3. angebotene Fach- beziehungsweise Behandlungsbereiche zu hinterlegen;
  4. Therapeutinnen, Therapeuten und weitere Mitarbeitende anzulegen und zu verwalten;
  5. Nutzerkonten mit rollen- und funktionsbezogenen Berechtigungen zu verwalten;
  6. Patienten, Termine, Kommunikation und weitere Vorgänge Standorten beziehungsweise zuständigen Personen zuzuordnen, soweit der jeweilige Prozess dies unterstützt;
  7. standortbezogene Sichtbarkeit und Zugriffsrechte zu verwenden, soweit für die jeweilige Rolle freigeschaltet.

Die Praxis bleibt dafür verantwortlich, nur berechtigten Personen Zugriff zu gewähren und Rollen sowie Standortzuordnungen aktuell zu halten.

3. Digitale Patientenaufnahme

3.1 Aufnahmeformular

Flurin stellt ein praxisbezogenes digitales Aufnahmeformular bereit. Das Formular kann über einen individuellen Link aufgerufen und insbesondere von der Praxiswebsite aus verlinkt oder in hierfür technisch freigegebenen Einbindungsformen verwendet werden.

Das Aufnahmeformular ist für die Nutzung ohne eigenes Patientenkonto ausgelegt und kann mehrsprachig bereitgestellt werden, soweit die jeweilige Sprache im System verfügbar ist.

3.2 Erfassbare Angaben

Je nach Fachbereich und Praxiskonfiguration können insbesondere erfasst werden:

  • Name und Kontaktangaben;
  • organisatorische Angaben zur Patientin beziehungsweise zum Patienten oder zu einer vertretungsberechtigten Person;
  • angefragter Fach- oder Behandlungsbereich;
  • Anliegen beziehungsweise Behandlungsbedarf;
  • Standortpräferenzen;
  • zeitliche Verfügbarkeiten;
  • Hausbesuchs-, Gruppen- oder vergleichbare organisatorische Merkmale, soweit unterstützt;
  • Angaben dazu, ob eine Verordnung vorliegt;
  • Bereitschaft zur Teilnahme am Springerprozess;
  • erforderliche Erklärungen, Einwilligungen und Kommunikationspräferenzen, soweit im jeweiligen Prozess vorgesehen.

3.3 Übernahme in Flurin

Nach Abschluss der Aufnahme werden die Daten strukturiert in Flurin übernommen und der Praxis zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt. Ein Patientenkonto ist hierfür nicht erforderlich.

4. Patienten- und Wartelistenverwaltung

4.1 Patientenübersicht und Status

Die Praxis kann Patientinnen und Patienten beziehungsweise Anfragen zentral verwalten. Je nach Prozess werden insbesondere angezeigt oder bearbeitet:

  • Kontaktdaten;
  • Fachbereich und Anliegen;
  • Standort- und Therapeutenzuordnung;
  • Wartezeit beziehungsweise Wartelistenbezug;
  • zeitliche Verfügbarkeit;
  • Springer- und Fixterminstatus;
  • Verordnungsstatus;
  • Kommunikations- und Bearbeitungsstatus;
  • interne Hinweise und weitere organisatorische Merkmale.

Die Plattform kann unterschiedliche Statusachsen verwenden, um beispielsweise allgemeinen Patientenstatus, Wartelisten-/Fixterminpfad, Springerpfad und Verordnungsstatus getrennt abzubilden.

4.2 Bestehende Wartelisten und manuelle Erfassung

Bestehende Patientendaten beziehungsweise Wartelisten können über die hierfür bereitgestellten Importfunktionen übernommen werden. Zusätzlich können Patientinnen und Patienten beziehungsweise Anfragen durch die Praxis manuell erfasst werden.

Die Qualität einer Datenübernahme hängt von Aufbau, Inhalt und Datenqualität der Ausgangsdaten ab. Die Praxis muss importierte Daten prüfen und erforderlichenfalls korrigieren.

4.3 Regelmäßige Bedarfsprüfung

Flurin unterstützt eine wiederkehrende Prüfung, ob bei wartenden Patientinnen und Patienten weiterhin Behandlungsbedarf besteht.

Hierfür ist grundsätzlich ein Drei-Monats-Rhythmus vorgesehen. Die betroffene Person kann den Bedarf über einen individuellen geschützten Link bestätigen, Angaben aktualisieren oder sich aus dem betreffenden Prozess abmelden.

Die konkrete Statusfolge und Erinnerungslogik richtet sich nach dem jeweils implementierten Workflow. Flurin nimmt hierbei keine medizinische Priorisierung vor.

5. Fixtermine

5.1 Erfassung und Matching

Die Praxis kann verfügbare regelmäßige beziehungsweise feste Behandlungstermine erfassen und geeignete Patientinnen und Patienten anhand organisatorischer Kriterien ermitteln.

Hierbei können insbesondere berücksichtigt werden:

  • Fachbereich beziehungsweise organisatorischer Bedarf;
  • Terminzeit und Dauer;
  • zeitliche Verfügbarkeit;
  • Standort;
  • Therapeutenzuordnung;
  • Hausbesuchs-, Gruppen- oder sonstige relevante organisatorische Merkmale.

Die Teilnahme am Springerprozess ist keine Voraussetzung für die Berücksichtigung bei einem Fixtermin.

5.2 Angebot und Rückmeldung

Die Praxis kann ausgewählten Personen einen Fixtermin über einen unterstützten Kommunikationskanal anbieten. Die Rückmeldung erfolgt über einen individuellen geschützten Flurin-Link beziehungsweise den jeweils vorgesehenen Prozess.

Flurin bildet den technischen Angebots-, Rückmelde- und Statusprozess ab. Die fachliche und endgültige Terminentscheidung verbleibt bei der Praxis.

6. Springersystem und kurzfristige Terminlücken

6.1 Erfassung einer Terminlücke

Die Praxis kann einen kurzfristig frei gewordenen oder zusätzlich verfügbaren Termin erfassen. Hierzu können insbesondere Datum, Uhrzeit, Dauer, Therapeutin beziehungsweise Therapeut, Standort sowie weitere organisatorische Merkmale hinterlegt werden.

6.2 Organisatorisches Matching

Flurin gleicht den Termin mit den hinterlegten Patientendaten ab und erstellt anhand der verfügbaren organisatorischen Informationen eine Vorauswahl.

Das Matching kann insbesondere Fachbereich, Verfügbarkeit, Standort, Dauer, Zuordnungen und weitere für den Prozess freigeschaltete Merkmale berücksichtigen.

Flurin nimmt keine medizinische, diagnostische oder therapeutische Eignungsprüfung vor.

6.3 Einladung und Terminbestätigung

Die Praxis entscheidet, welche geeigneten Personen eingeladen werden. Einladungen werden über die für den jeweiligen Vorgang aktivierten und zulässigen Kommunikationskanäle versendet.

Im vorgesehenen Standardablauf erhält die erste wirksame Bestätigung den Termin. Nach erfolgreicher Bestätigung werden konkurrierende Bestätigungsmöglichkeiten für denselben Termin technisch gesperrt beziehungsweise ungültig.

Die Praxis kann den aktuellen Status und die bestätigende Person in Flurin nachvollziehen.

7. Verordnungs- und Uploadprozesse

7.1 Verordnungsstatus

Flurin unterstützt die organisatorische Verwaltung von Verordnungsinformationen im Zusammenhang mit der Patientenaufnahme und Behandlungsvorbereitung.

Je nach Fachbereich und Prozess können insbesondere erfasst oder verwaltet werden:

  • Vorliegen beziehungsweise Fehlen einer Verordnung;
  • relevante organisatorische Verordnungsangaben;
  • Therapiedauer beziehungsweise verordnungsbezogene Zeitinformationen;
  • Prüfstatus;
  • Korrektur- oder Nachreichungsbedarf;
  • akzeptierte, abgelehnte oder erneut angeforderte Einreichungen.

Flurin ersetzt keine fachliche oder abrechnungsrechtliche Prüfung durch die Praxis und übernimmt keine Gewähr für die Abrechnungsfähigkeit einer Verordnung.

7.2 Sicherer Upload durch Patientinnen und Patienten

Die Praxis kann Patientinnen und Patienten über einen individuellen geschützten Prozess zur Übermittlung eines Fotos beziehungsweise einer Datei der Verordnung auffordern.

Produktive Verordnungsdateien werden in einer privaten, S3-kompatiblen Objektspeicherung bei Hetzner verarbeitet. Ein öffentlich zugänglicher Dateispeicher ist nicht Bestandteil des vorgesehenen Produktionsbetriebs.

7.3 Prüfung, Korrektur und Löschung

Die Praxis kann eingereichte Verordnungen prüfen und je nach Workflow akzeptieren, ablehnen oder eine Korrektur beziehungsweise erneute Einreichung anfordern.

Dateien und zugehörige technische Metadaten unterliegen dem jeweils gültigen Lösch- und Aufbewahrungskonzept. Die konkreten Fristen ergeben sich aus den Datenschutz-/AVV-/TOM-Unterlagen und der technischen Retention-Konfiguration; sie sind nicht als dauerhafte Dokumentenablage ausgelegt.

8. Digitale Praxisdokumente und Behandlungsverträge

Flurin unterstützt die digitale Vorbereitung, Bereitstellung und Nachverfolgung praxisbezogener Dokumente für Patientinnen und Patienten.

Je nach freigeschaltetem Umfang kann die Praxis insbesondere:

  1. Dokumentvorlagen beziehungsweise Behandlungsverträge verwalten;
  2. patientenbezogene Dokumentanfragen versenden;
  3. erforderliche Angaben und für den Vertragsschluss relevante Hinweise darstellen;
  4. eine elektronische Annahme beziehungsweise Bestätigung durch Patientinnen und Patienten erfassen;
  5. abgeschlossene beziehungsweise bestätigte Dokumentstände und zugehörige Nachweise im vorgesehenen Umfang speichern und anzeigen.

Flurin stellt hierfür den technischen Workflow bereit. Inhalt, Wirksamkeit, Vollständigkeit und berufs-/zivilrechtliche Eignung eines von der Praxis verwendeten Behandlungsvertrags oder sonstigen Praxisdokuments verbleiben in der Verantwortung der Praxis.

Eine qualifizierte elektronische Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung wird nicht geschuldet, sofern sie nicht ausdrücklich als gesonderte Funktion vereinbart wird.

9. Patientenkommunikation

9.1 Allgemeiner Kommunikationsbereich

Flurin unterstützt strukturierte Kommunikationsvorgänge, insbesondere für Aufnahme und Datenaktualisierung, Wartelisten-/Bedarfsprüfungen, Springer- und Fixterminangebote, Verordnungsanforderungen/Korrekturen, Praxisdokumente, organisatorische Mitteilungen sowie Terminerinnerungen.

9.2 E-Mail und SMS über Brevo

E-Mail ist der allgemeine Standardkanal, soweit der konkrete Vorgang unterstützt wird. SMS kann die Praxis für unterstützte Vorgänge aktivieren.

Flurin setzt serverseitig folgende Inhaltsregeln durch:

  • ohne gültige kanalspezifische Einwilligung: E-Mail/SMS nur als neutrale Benachrichtigung mit geschütztem Flurin-Link;
  • mit gültiger kanalspezifischer Einwilligung: organisatorische Informationen wie Termin, Datum/Uhrzeit, Terminänderung, Absage oder verfügbare Termine können direkt übermittelt werden;
  • unabhängig von einer Einwilligung: keine Diagnose-, Verordnungs-, Behandlungs-, Dokumentinhalte oder vergleichbar sensible klinische Freitexte in externen E-Mail-/SMS-Nachrichtentexten.

SMS setzt zusätzlich eine geeignete Mobilnummer, Praxisaktivierung, Providerverfügbarkeit sowie gegebenenfalls ein Kosten-/Budgetlimit voraus. Nutzungsabhängige Zusatzkosten werden nur erhoben, wenn Preis oder Berechnungslogik vor Nutzung angezeigt oder individuell vereinbart wurden.

9.3 WhatsApp Business

Die Praxis kann eine praxisbezogene WhatsApp-Business-Verbindung über die offizielle Meta/WhatsApp-Business-Infrastruktur aktivieren. Voraussetzung sind insbesondere eine erfolgreich verbundene Praxisnummer, technische Provider-/Template-Verfügbarkeit und eine dokumentierte WhatsApp-Einwilligung.

WhatsApp bleibt bei Flurin stets neutral-only. Konkrete Terminzeitpunkte, Diagnosen, Verordnungen, Behandlungs- oder Dokumentinhalte werden nicht in die WhatsApp-Nachricht aufgenommen; konkrete Inhalte liegen hinter einem geschützten Flurin-Link.

Eine vollständige WhatsApp-Chat-Inbox, Synchronisation historischer Chats, Gruppen, Broadcasts oder Marketingkampagnen ist nicht Bestandteil des Standard-Funktionsumfangs.

9.4 Keine Zustellgarantie

Flurin kann keine erfolgreiche Zustellung, Kenntnisnahme oder Reaktion bei E-Mail-, SMS- oder Messenger-Kommunikation garantieren. Providerseitige Zustell-, Öffnungs- oder Klickstatus können technisch bedingt ungenau sein.

10. Praxisadministration, Export und Löschprozesse

10.1 Datenexport

Die Praxis kann ihre Daten während der normalen Nutzung über die bereitgestellten Exportfunktionen in einem üblichen, portablen Format exportieren.

Nach wirksamer Beendigung des Vertrags steht ein 30-tägiger kostenloser Recovery-/Offboarding-Export zur Verfügung. Dieser Export bleibt auch ohne aktives zahlungspflichtiges Abonnement und unabhängig davon erreichbar, ob eine neu veröffentlichte AGB-/AVV-Fassung bereits bestätigt wurde. Im Recovery-/Offboarding-Fall umfasst der Standardexport den vollständigen exportierbaren Patientendatenbestand des Tenants.

Eine automatische bidirektionale Synchronisation mit einer bestehenden Praxissoftware ist nicht Bestandteil des Standard-Funktionsumfangs, sofern sie nicht gesondert vereinbart wird.

10.2 Löschanfragen

Flurin unterstützt Prozesse zur Erfassung und Bearbeitung von Lösch- beziehungsweise Abmeldeanfragen. Die Praxis bleibt als Verantwortlicher dafür zuständig, zu entscheiden, welche Daten gelöscht werden dürfen beziehungsweise aufgrund eigener gesetzlicher Pflichten aufbewahrt werden müssen.

Nach Ablauf des 30-tägigen Offboarding-Exportfensters erfolgt die Löschung der Auftragsdaten nach AVV und Löschkonzept.

10.3 Administrative Nachverfolgung

Die Plattform stellt technische Status-, Kommunikations-, Audit- und Bearbeitungsinformationen bereit, um die Nutzung und relevante Vorgänge nachvollziehbar zu machen. Umfang und Aufbewahrung richten sich nach dem jeweils gültigen Sicherheits-, Datenschutz- und Löschkonzept.

11. Testphase, Abonnement und Standorte

  1. Die öffentliche Standardregistrierung umfasst eine kostenfreie Testphase von 30 Tagen ohne erforderliche Zahlungsdaten.

  2. Nach Ablauf der Testphase entsteht nicht automatisch ein kostenpflichtiges Abonnement. Die Praxis muss die kostenpflichtige Nutzung ausdrücklich über den vorgesehenen Zahlungs-/Checkoutprozess aktivieren.

  3. Der Standard-Grundpreis beträgt 49,00 EUR pro Monat inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer und umfasst einen Praxisstandort.

  4. Jeder weitere abrechnungsrelevante Standort kostet im Standard 19,00 EUR pro Monat inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer.

  5. Die Abrechnung des Standardabonnements erfolgt über Stripe, soweit keine abweichende Zahlungsweise vereinbart wird.

  6. Das zahlungspflichtige Standardabonnement läuft monatlich. Eine Kündigung wirkt zum Ende des bereits bezahlten Abrechnungszeitraums.

  7. Das Empfehlungsprogramm, Pilot-/Sonderkonditionen, Zahlungsstatus, nutzungsabhängige Zusatzkosten und weitere Abrechnungsregeln richten sich nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Praxen in der jeweils wirksam einbezogenen Fassung.

12. Funktionale Abgrenzung

Nicht Bestandteil des Standard-Funktionsumfangs sind insbesondere:

  1. medizinische, therapeutische oder diagnostische Leistungen;
  2. eine automatisierte medizinische Priorisierung oder Entscheidung über Behandlungsbedürftigkeit;
  3. vollständige therapeutische Behandlungs- oder Verlaufsdokumentation;
  4. Heilmittelabrechnung gegenüber Krankenkassen, Selbstzahlern oder sonstigen Kostenträgern;
  5. Buchhaltung oder Steuerberatung;
  6. eine vollständige Praxisverwaltung oder ein vollständiger Ersatz aller Funktionen einer etablierten Praxissoftware;
  7. eine automatische bidirektionale Synchronisation mit bestehender Praxissoftware, soweit nicht gesondert vereinbart;
  8. die Garantie einer erfolgreichen Terminbesetzung, Patientenreaktion oder eines bestimmten wirtschaftlichen Ergebnisses;
  9. eine vollständige Messenger-/WhatsApp-Chat-Inbox oder die Übernahme historischer Messenger-Chats;
  10. KI-, Hörtraining-, Therapie- oder sonstige Zusatzmodule, soweit sie nicht ausdrücklich als Bestandteil des gebuchten Leistungsumfangs freigeschaltet beziehungsweise vereinbart wurden.

13. Änderungen und Versionsbezug

  1. Diese Leistungsbeschreibung beschreibt Version 2.1 mit Stand vom 26.08.2026.

  2. Änderungen von Darstellung, Bezeichnungen, Reihenfolge, Navigation oder sonstiger Benutzerführung ändern den geschuldeten Leistungsumfang nicht, solange die wesentlichen vereinbarten Funktionszwecke erhalten bleiben.

  3. Sicherheitsupdates, Fehlerbehebungen und technisch notwendige Änderungen können laufend vorgenommen werden.

  4. Neue Zusatzmodule, Integrationen oder wesentliche neue Leistungsbereiche werden nicht allein dadurch Vertragsbestandteil, dass sie technisch entwickelt, im Code vorhanden oder einzelnen Test- oder Sonderkonten freigeschaltet sind.

  5. Eine neue veröffentlichte Leistungsbeschreibung ersetzt eine bereits in einen Vertrag einbezogene Version nicht automatisch. Für ein bestehendes Vertragsverhältnis ist die jeweils wirksam einbezogene Fassung maßgeblich, soweit keine wirksame Vertragsänderung erfolgt.

14. Maßgebliche Vertragsdokumente

Für den allgemeinen Leistungsumfang gelten insbesondere:

  • die individuell vereinbarten Konditionen beziehungsweise Sondervereinbarungen;
  • diese Leistungsbeschreibung in der wirksam einbezogenen Version;
  • die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Praxen;
  • ein gegebenenfalls vereinbartes Service Level Agreement.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gelten ergänzend und für ihren Regelungsgegenstand vorrangig:

  • der wirksam abgeschlossene Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV);
  • die zugehörigen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM);
  • die jeweils einschlägigen Datenschutz-, Lösch- und Subprozessorinformationen.

Historische Pilot- oder Sondervereinbarungen bleiben für die dort ausdrücklich geregelten und wirksam einbezogenen Vertragsstände maßgeblich.